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5 conseils pour rendre une réunion productive et efficace

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5 conseils pour rendre une réunion productive et efficace

Outil de communication à la fois ancestral et indispensable, la réunion est la place et l’action grâce à laquelle, une équipe parvient à synchroniser son agenda, donner la parole à ses membres, planifier ses futures actions et objectifs en tant que groupe. Tout entrepreneur a forcément eu à en diriger. Ne serait-ce que pour faire part du projet d’entreprise à son équipe fraîchement formée. Pourtant, elles ont parfois tendance à s’éterniser. Pour éviter cela, CartelTech dresse 5 conseils qui boosteront l’efficacité de vos réunions.

  • Préparer la réunion à l’avance :

Pour plus d’efficacité, il est important que chaque membre du meeting ait de la valeur ajoutée à apporter. Pour cela, il faut qu’il l’ait préparé à l’avance. C’est pourquoi il revient à l’organisateur de fournir aux différents membres les clés de la réunion à venir. Les éléments matériels tels que l’heure, la durée escomptée, le lieu, le thème mais aussi les documents qui y seront mentionnés : graphique, rapport, synthèse et conclusions de réunions précédentes… Enfin, il est bon d’établir la liste des participants, leur fonction, et au-delà de ça la raison de leur présence. En précisant à l’avance pourquoi vous les invitez et ce que vous attendez de vos collaborateurs, vous créerez en eux ce désir de répondre aux attentes.

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  • Définir le cadre de la réunion :

Pour qu’une réunion se déroule au mieux, il lui faut évoluer dans un cadre solide et concret. C’est pourquoi chaque début de meeting devrait faire la lumière sur le « chef de réunion », le modérateur qui dirigera le déroulement, arbitrera entre différentes opinions et rappellera constamment les points importants pour avancer rapidement.  Outre ce chef de réunion, est désigné un secrétaire de réunion qui a à charge de prendre les notes dans le but de fournir un compte-rendu final.  De plus un « ordre du jour » clair doit être établi (la raison de la réunion, les bénéficiaires, les différents objectifs). Certains préconisent même d’adopter la méthode TOP : Thème-Objectif-Plan afin de fournir une structure productive au meeting. Par ailleurs, d’autres règles peuvent être établies comme l’interdiction d’utiliser ses appareils électroniques, le temps de parole de 2mn accordée pendant lequel aucune interruption n’est tolérée.

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  • Diriger la discussion avec flexibilité-ouverture d’esprit mais aussi fermeté-soucis du temps :

Modérer un meeting est un exercice difficile tant les collaborateurs ont parfois du mal à rester calme et à l’écoute des autres. C’est pourquoi il incombe au chef de réunion de le leur rappeler chaque fois que nécessaire. De plus, les réunions qui s’éternisent sont les pires : c’est pourquoi il devra aussi être le « gardien du temps » et accélérer les discussions pour remplir les objectifs. Toutefois, il faut aussi que chaque personne ayant quelque chose d’intéressant à dire, puisse s’exprimer afin que de la diversité des opinions naissent des solutions créatives et hétérogènes. C’est pourquoi le modérateur doit aussi être à l’écoute des collaborateurs, même les moins élevés dans la hiérarchie de l’entreprise. Il se peut que le salut vienne de ceux-là. Un bon modérateur est donc rationnel, ferme et concis mais également ouvert d’esprit, habile avec les différents tempéraments et curieux.

  • « Achieve completion » :

Tout l’objet d’une réunion est de faire le tour d’un sujet afin de dresser des actions en vue d’un objectif précis, établi au préalable. C’est pourquoi le but principal est de parvenir à des mesures concrètes, réalisables et quantifiables. C’est quelque chose qu’il faut garder en tête afin de bannir tout ce qui relève du hors-sujet et de la digression. Pour éviter le « topic slip », vous pouvez inscrire par exemple les sujets traités afin de rappeler à tous « de quoi on parle » pour ne pas aborder « ce dont on n’a pas besoin de parler ». Enfin, une fois le meeting terminé et les goals établis, il reste au chef de réunion la tâche de résumer les points clés, d’attribuer les responsabilités ainsi que les deadlines afin de concrétiser les conclusions.

  • Fournir un feedback aux collaborateurs et analyser le déroulement du meeting :

Après le meeting, n’oubliez pas de fournir aux collaborateurs un compte-rendu des points évoqués, des objectifs fixés, et des actions à mener pour les atteindre (une to-do-liste précise spécifiant les personnes en charge et les deadlines peut aider) tout en soulignant les points forts et faibles de la réunion : manque d’écoute, de préparation ou au contraire des propositions créatives et intéressantes, une ponctualité qui a permis de ne pas perdre de temps etc.

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Alors que chacun y a été confronté dans le monde professionnel, beaucoup songe aux réunions comme du temps perdu où personne ne s’écoute et où le projet avance peu. Il vous incombe, vous, entrepreneur, de changer cela. Commencez par des réunions en petit comité, avec des objectifs clairs et des responsabilité précises. En suivant la règle des 3-ON :

  • Synchronisation ;
  • Conclusion ;
  • Planification ;

Vous parviendrez à redoubler en efficacité. Maintenant, à vous de jouer !

Besoin d’un coup de main pour concrétiser une action née de votre dernière réunion ? CartelTech à la rescousse. Faites-nous part de vos requêtes, nous nous chargerons du reste.

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Team CartelTech